Archives

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Le terme archives a trois acceptions. Il désigne :

les documents qu'on crée dans le cadre de son activité et qu'on conserve pour pouvoir s'y reporter un jour, notamment à des fins de preuve ;
les services et institutions qui les collectent,les classent, les conservent et les communiquent ;
les locaux où ils sont conservés.

En plus d'être des moyens de prouver et de garantir des droits, les documents d'archives peuvent constituer des sources pour l'historien ou pour quiconque veut connaître le passé. Dans la perspective de favoriser la recherche historique, les États ont progressivement, depuis la fin du XVIII^e siècle, organisé des services d'archives ouverts au public et fait obligation à leurs administrations de verser à ces services les documents produits par elles une fois échue leur durée d'utilité administrative. Les principes et les techniques relatifs à la gestion des archives font l'objet d'une des disciplines participant des sciences de l'information, l'archivistique. Les deux concepts de base de cette discipline sont

le principe du respect des fonds, qui impose de traiter les documents en fonction de leur provenance et non de leur sujet, ce qui implique de les classer et de les inventorier sans perdre de vue leur lien organique avec l'entité qui les a produits,
la théorie des trois âges.

En France, le droit des archives est codifié au livre II du Code du patrimoine. Initialement, la loi n°79-18 du 3 janvier 1979 réglementait le droit des archives en instituant un régime de protection, puis le droit des archives a été codifié. Le terme archives est définie à l'article L211-1 du Code du patrimoine comme « l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité ».

Sommaire

1 Généralités
2 La théorie des trois âges
3 Les archives dans l'entreprise
4 Types d'archives
- 4.1 Archives publiques
- 4.2 Archives privées
5 Archives et gestion de l'information
6 Bibliographie
7 Voir aussi
- 7.1 Articles connexes
- 7.2 Liens externes

[modifier] Généralités

Le mot archives est rarement employé au singulier, au moins par les professionnels. On parle d'article, de pièce ou document original. De bonnes archives, c'est-à-dire des archives accessibles et préservées de consultations désordonnées, doivent être dotées d'instruments de recherche qui en décrivent le contenu (répertoire ou inventaire).

[modifier] La théorie des trois âges

En archivistique, on considère que le cycle de vie du document est divisé en trois périodes : courante, intermédiaire et définitive (1^er, 2^e et 3^e âge)

Les archives courantes (ou archives actives)(dont les affaires sont en cours) regroupent les documents qui sont nécessaires à l'activité des services qui les ont produits. Les services les conservent pour le traitement de leurs affaires courantes.

Les archives intermédiaires (ou archives semi actives) ne sont plus d'usage courant mais doivent être conservées temporairement, pour des besoins administratifs ou juridiques. À l'issue de la durée légale ou réglementaire de conservation, les archives intermédiaires font l’objet d’un tri et sont soit conservées définitivement (pour les besoins de recherches) soit éliminées.

Une fois échue leur durée d'utilité administrative (DUA) ou juridique, les archives sont soit éliminées, soit considérées comme ayant une valeur historique, et donc conservées définitivement.
Les archives définitives ont vocation à être conservées pour des raisons historiques ou patrimoniales. En France, les archives définitives des personnes publiques, qu'il s'agisse de collectivités territoriales ou de services déconcentrés de l'État, doivent être versées aux Archives départementales du ressort géographique où elles se trouvent. Les archives définitives des administrations centrales de l'État et des établissements publics à compétence nationale doivent être versées aux Archives nationales.

[modifier] Les archives dans l'entreprise

Les entreprises, comme tous les autres organismes du secteur privé, conservent leurs archives pour se conformer à des règles légales, soit parce que le droit positif leur fait obligation de conserver tel type de document pendant une durée donnée (en France, c'est le cas de certaines dispositions du Code de commerce), soit parce qu'il leur faut, en cas de procès ou de contrôle, pouvoir prouver qu'elles ont fait ou dit ce qu'elles devaient au moment où elles le devaient.

Les archives sont donc vues par l'entreprise sous un angle purement utilitaire et sans la moindre préoccupation culturelle ou patrimoniale. Dans la plupart des entreprises, elles ne sont ainsi conservées qu'aussi longtemps qu'elles sont des archives courantes ou intermédiaires et elles sont détruites une fois échue leur durée d'utilité administrative. Leur gestion au quotidien est confiée à des services de logistique interne, le cas échéant avec le renfort de sous-traitants externes, ou confondue avec des activités de documentation. Dans le meilleur des cas, cette gestion est rationalisée par des procédures de Records Management (alias gestion des documents d'archives) qui encadrent dès l'origine la production des documents, évitent les doublons et les destructions inconsidérées et assurent la traçabilité des documents pendant toute leur durée de vie.

Il est très rare que des entreprises se dotent des moyens de conserver elles-mêmes leurs archives définitives en créant un service d'archives historiques confié à des archivistes de métier et en permettant à des chercheurs de consulter leurs archives. En France, ce n'est le cas que des grandes banques et de certains groupes industriels.

De plus en plus, en revanche, les services d'archives publics recueillent des archives d'entreprises. Une part importante des sources de l'histoire de l'économie se trouve donc dans ces services dont le plus connu en France est les Archives nationales du monde du travail. En Belgique, plusieurs associations collaborent avec les archives publiques à la sauvegarde des archives dentreprises, parmi lesquelles l'Association pour la Valorisation des Archives d'Entreprises. En Suisse, l'Association des archivistes suisses (AAS) et les Archives économiques suisses à Bâle (SWA) ont formé un groupe de travail commun pour mettre en ligne les ressources existantes en matière d'archives d'entreprises (projet arCHeco).

[modifier] Types d'archives

Il existe deux grands types d'archives en France :

Les archives publiques sont définies à l'article L211-4 du Code du patrimoine comme « les documents qui procèdent de l'activité de l'Etat, des collectivités territoriales, des établissements et entreprises publics ; les documents qui procèdent de l'activité des organismes de droit privé chargés de la gestion des services publics ou d'une mission de service public ; les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels ».
Les archives privés sont quant à elle définies négativement selon l'article L211-5 du Code du patrimoine comme « l'ensemble des documents définis à l'article L211-1 qui n'entrent pas dans le champ d'application de l'article L211-4 ».

[modifier] Archives publiques

Les archives publiques désignent les archives produites par les administrations ou organismes chargés d'une mission de service public (ministères, services déconcentrés, collectivités territoriales, établissements publics, organismes consulaires, organismes privés chargés d'une mission de service public, officiers ministériels,...). Les archives publiques désignent aussi plus particulièrement les fonds d'archives généralement publiques gérés par le service public et conservés dans des dépôts spécifiques (en France : Archives nationales, Archives départementales, Archives municipales et Archives régionales pour les principales). L'Etat exerce un contrôle scientifique et technique notamment sur les archives des collectivités territoriales.

Les archives publiques sont imprescriptibles, c'est-à-dire que la personne publique propriétaire ne peut pas en être dépossédée même si elle fait preuve de négligence

Le régime de communication des archives est assez libéral puisque c'est le délai de droit commun qui est appliqué, à savoir 30 ans selon l'article L213-1 du code du patrimoine. Des délais spéciaux sont définis pour certains types d'archives selon l'article L213-2.

[modifier] Archives privées

Les archives privées sont toutes les autres archives ; on peut y rattacher ainsi les papiers et documents personnels.

La distinction privée/publique présente quelques complications. D'abord, au sein des organismes, par exemple en France, une partie des archives d'un notaire (en tant qu'officier ministériel) est considérée comme publiques (les actes authentiques essentiellement), alors que les dossiers de clients gardent un statut privé comme constituant de son étude. Par ailleurs, si par leur ancienneté les archives n'ont plus d'intérêt pour un organisme privé, celui-ci peut en proposer la conservation et la gestion à un service public, toutes les garanties étant prises pour que les possibilités de communication publique ne puissent nuire à l'entreprise ou à quiconque.

On distingue deux catégories d'archives privées : les archives classées comme historiques et les archives non classées. Ces deux types sont propriétés de leur détenteurs originels selon l'article L212-16. Les archives privées peuvent faire l'objet d'un droit de préemption ainsi il est possible de vendre son archive classée si on prévient l'Administration selon l'article L212-23. Le classement suit les archives, il est lié au bien et non au propriétaire.

[modifier] Archives et gestion de l'information

Le développement de la gestion informatique des données et échanges au sein des entreprises bouleversent les distinctions traditionnelles et les pratiques d'archivage qui en résultaient.

Comme documents produits à l'intérieur, les archives se distinguent aisément des ressources externes qui constituent la documentation. Cependant, des éléments provenant de la documentation peuvent être judicieusement joints aux archives proprement dites pour en permettre une meilleure utilisation ultérieure. L'informatique peut amener une confusion de cette distinction, même si les systèmes d'information permettent au contraire de l'optimiser.

Avec les supports matériels, l'encombrement était la principale motivation de l'archivage : on ne pouvait pas pousser les murs. Ce facteur n'est pas aussi déterminant avec les supports numériques : un faible investissement permet de différer sans cesse le classement des documents obsolètes, leur consultation restant de plus généralement toujours possible sans réelle perte d'efficacité. Si on y ajoute les risques de destruction et aussi d'obsolescence des supports, de graves interrogations sont apparues sur la préservation de la mémoire des activités contemporaines et futures.

[modifier] Bibliographie

Jean Favier, Les Archives, Paris, les Presses universitaires de France, 1958.
Manuel d'archivistique. Théorie et pratique des archives publiques en France, Paris, SEVPEN, 1970.
Direction des archives de France, La Pratique archivistique française, Paris, 1993.
Chabin (Marie-Anne), Le Management de l'archive, Paris, Hermès, 2000.
Cœuré (Sophie) et Duclert (Vincent), Les Archives, Paris, La Découverte, 2001.
Association des archivistes français, Abrégé d'archivistique, Paris, 2004 (nouvelle édition 2007).